Açık İhale Süreci Anlatımı

AÇIK İHALE USULÜNDE İŞLEM AKIŞI

4734 Sayılı Kanun Madde 19: Açık ihale usulü, bütün isteklilerin teklif verebildiği usuldür.

Açık ihale usulü tanımıyla, tekliflerin açık olması değil, ihalenin herkese açık olması ifade edilmektedir. Kanun'da ve ihale şartnamesinde yazılı genel şartları taşıyan herkes, bu ihaleye katılabilecektir. İhaleye, istenilen başvuru niteliklerine sahip olan ve usulüne uygun olarak teklif veren adaylar arasından, Kanun'un 10'uncu maddesinde yazılı yeterlilik değerlendirme kriterlerine göre, en avantajlı teklif veren yüklenici saptanarak ihale süreci tamamlanır.

Bu ihale türünde teklifler kapalı zarf içinde hazırlanarak idareye verilir. İhale sırasında istekli ile hiçbir konuda (Fiyat, teknik koşullar, taahhüdün nasıl gerçekleştirileceği, vs.) pazarlık yapılmaz. Sadece 37'nci maddede yazılı bazı durumlarda, isteklilerden yazılı olarak açıklama yapılması istenebilir.

İHALE ÖNCESİ İŞLEMLER

1. İlgili birimlerden ihtiyacın temini için talep bildirilmesi

2. İhale öncesi hazırlıklar

•        İhtiyacın toplam miktarının ve kullanım programının kesin olarak planlanması,

•        Ödeneğin temini,

•        İhale konusu işin niteliğinin (mal, hizmet, yapım, danışmanlık) belirlenmesi,

•        ÇED Raporunun alınması,

•        Kamulaştırma (Yapım),

•        Zemin etüdü (Yapım),

•        İmar işlemleri (Yapım),

•        Uygulama projesinin hazırlanması (Yapım)

3. Yaklaşık maliyetin tespitinin ilgili servisten istenmesi

4. Yaklaşık maliyetin tespiti

•        İlgili resmi kurumlara, mesleki kuruluşlara yazılan yazılar

•        Piyasadan fiyat araştırması (Proforma fatura, teklif isteme)

•        Son 5 yılın fiyatları (mal alımında) ve TEFE'den yararlanma

Standart Form: KİK001.1/ Yaklaşık Maliyet İcmal Tablosu

5. İhale onayının alınması

•        İhale usulünün tespiti (Açık İhale Usulü),

•        Avans verilip verilmeyeceği,

•        Fiyat farkı verilip verilmeyeceği,

•        İhale dokümanı satış bedeli,

•        İlanın şekli ve adedi, ...

gibi hususların belirlenmesi

Standart Form: KİK001.0/ İhale Onay Belgesi

6. Kamu İhale Kurumu'ndan İhale Kayıt Numarası Alınması

İhale yetkilisinden onay alınır alınmaz Kamu İhale Kurumu'ndan İhale Kayıt Numarası alınmalıdır.

İhale Kayıt Numarası almak için Kamu İhale Kurumu'nun www.kik.gov.tr adresli internet sayfasına girilir. Buraya idare olarak bir kez kayıt olup Kullanıcı Adı ve Şifresi almak gerekir. Kullanıcı Adı ve Şifresi girilerek ulaşılan sayfadaki yardımlardan yararlanılarak işlem tamamlanır.

7. İhale ilanının ve dokümanının hazırlanması

•        İhale tarih ve saati,

•        Yeterlik kriterleri,

•        Yabancı isteklilere açık olup olmadığı,

•        Yabancı isteklilere açıksa yerli istekliler lehine fiyat avantajı olup olmadığı,

•        İdarece malzeme verilip verilmeyeceği,

•        Teklif ve sözleşme türü,

•        Alternatif teklif verilip verilemeyeceği (mal alımlarında),

•        Kısmi teklif verilip verilemeyeceği (mal ve hizmet alımlarında),

•        Alt yükleniciler,

•        Teklif ve ödemelerde geçerli para birimi,

•        Tekliflerin geçerlilik süresi,

•        Teklif fiyatına dahil olan masraflar,

•        Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi,

•        Sözleşmenin yapılmasına ait vergi, resim ve harçlarla diğer sözleşme giderleri,

gibi ilanda ve/veya şartnamede yer alması gereken ayrıntılar için karar verilmesi.

8. İhale dokümanın hazırlanması (Tip şartname ve sözleşmeler esas alınır.)

•        İdari şartname,

•        İhtiyaç listesi (mal alım ihalelerinde)

•        Teknik şartname/Genel teknik şartname /Özel teknik şartname,

•        Projeler,

•        Sözleşme tasarısı,

•        Genel şartname (yapım ve hizmet alım ihalelerinde),

•        Birim fiyat tarifleri (varsa),

•        Mahal listeleri,

•        İdarece verilecek malzeme listesi,

•        Standart formlar,

•        Düzenlenirse zeyilnameler ve açıklamalar,

•        Diğer belgeler

9. İhale komisyonunun görevlendirilmesi

En az 5 ve tek sayıda üye: İkisi uzman, biri maliye memuru/mali işlerden sorumlu personel, diğerleri idari personel olabilir. İhale sürecinin tüm aşamalarında aynı komisyon görev yapacaktır.

10. İhalenin ilanı

•        İşin yaklaşık maliyetine göre ilanın süresi ve yayın yeri belirlenir.

Standart Form: KİK002.0/ İhale İlanı

11. İhale işlem dosyasının hazırlanması

•        İhale dokümanı (İhaleye girecek isteklilerce alınması zorunlu),

•        Yapım işlerinde yatırım programı,

•        Gerekli hallerde ÇED raporu,

•        Yaklaşık Maliyet hesap tutanağı,

•        İlan metinleri,

•        Onay belgesi,

•        İhale komisyonunun görevlendirme yazıları,

•        İhale ile ilgili bütün yazışmalar,

•        Diğer belgeler

12. İhale işlem dosyasının bir yazı ekinde ihale komisyonuna verilmesi

İlandan sonra 3 gün içinde olmalıdır.

13. İhale dokümanının satılması

İhale Dokümanı Dizi Pusulası Formu ve Alındı Belgesi'nin de düzenlenerek dosya satın alanlara verilir.

Standart Form: KİK005.0/ İhale Dokümanı Satın Alındığına İlişkin Form

TEKLİFLERİN İŞLEME ALINMASI

14. İhalenin türü ve niteliğine göre idare tarafından istenebilecek belgeler

KİK018/… Götürü Bedel Teklif Mektubu veya KİK019.0/ Birim Fiyat Teklif Mektubu (EK: Fiyat Cetveli)

KİK027.1/… İhaleye Katılamayacak Olanlar Kapsamında Olunmadığına İlişkin Taahhütname

KİK027.0/… İhaleye Katılamayacak Olanlar Kapsamında Olunmadığına İlişkin Taahhütname

KİK028.0/… İş Ortaklığı Beyannamesi

KİK029.0/… Geçici Teminat Mektubu

KİK029.2/… Avans Teminat Mektubu

KİK030.0/… Mali Durum Bildirim Formu

KİK030.1/… Banka Mektubu Örneği

KİK031.0/…Tasdik Şerhi Belgesi

                  Anahtar Personel Listesi

                  Teknik Personele Ait Taahhütname Örneği

                  Teknik Personel Listesi

                  Özgeçmiş Formu

                  İstenen Asgari Ekipman Listesi

KİK032.0/Y İş Deneyim Belgesi (Yüklenici İş Bitirme)

KİK033.0/Y İş Deneyim Belgesi (Yüklenici İş Durum)

KİK034.0/Y İş Deneyim Belgesi (Alt Yüklenici İş Bitirme)

KİK035.0/Y İş Deneyim Belgesi (İş Denetleme)

KİK036.0/Y İş Deneyim Belgesi (İş Yönetme)

Diğer Belgeler (Tip idari şartnamelerde belirtilen, ihaleye katılabilmek için tekliflerin kapsamında sunulmaları gereken diğer belgeler)

15. İsteklilerce verilen teklif zarflarının teslim alınması

Süresi içinde teslim edilen zarflar için alındı belgesi düzenlenir. Elden geç teslim edilen zarflar kabul edilmeyerek iade edilir. İade edilen bu zarflar için herhangi bir belge/tutanak düzenlenmesi gerekmemektedir.

Standart Form: KİK006.0/ İhale Teklif Zarfı Alındı Belgesi

16. Postada geciken tekliflerin tespiti

Postayla gönderilen ve idareye geç ulaşan ihale tekliflerinin işleme konulmayarak alınış zamanının tespit edilmesi için tutanak düzenlenir.

Standart Form: KİK008.0/ Postadaki Gecikme Nedeniyle İşleme Konulmayan İhale Teklifinin Alınış Zamanına İlişkin Tutanak

17. İhale teklif zarflarının ihale komisyonuna teslimi

İdare tarafından teslim alınan bütün teklif zarfları, son başvuru (ihale) saatinde tutanak ile topluca ihale komisyonuna teslim edilir.

Standart Form: KİK007.0/ Alınan İhale Teklif Zarflarının İhale Komisyonuna Teslimine Dair Tutanak

İHALE KOMİSYONU SÜRECİ

Zarfların ve Belgelerin Kontrolü (Açık Oturum)

18. İhale zarflarının şekil yönünden incelenmesi

İhale teklif zarfları, hazır olanların önünde incelenerek, usulüne uygun olmayanlar açılmadan değerlendirme dışı bırakılır ve ihale komisyonunca buna ilişkin tutanak düzenlenir.

(Değerlendirme dışı bırakılan zarflar iade edilmez)

Standart Form: KİK009.0/ Uygun Olmadığı İçin Değerlendirme Dışı Bırakılan İhale Teklif Zarfına İlişkin İhale Komisyonu Tutanağı

19. Teklif zarflarının açılması ve kontrol edilmesi

Zarflar istekliler huzurunda, alınış sırasına göre açılır ve zarfın içinden çıkan bütün belgeler tutanağa bağlanır.

Standart Form: KİK010.0/ Teklif Zarfı Açma ve Belge Kontrol Tutanağı

20. Uygun bulunmayan belgelerin tespiti

Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir.

Standart Form: KİK011.0/ Uygun Olmayan Belgelerin Uygun Sayılmama Gerekçelerine İlişkin Tutanak

21. Teklif fiyatlarının açıklanması

İstekliler ile teklif fiyatları açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz.

Standart Form: KİK020.0/ Teklif Edilen Fiyatlar Formu

22. Komisyonca tekliflerin alınması ve açılması oturumunun kapatılması

Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.

Tekliflerin ve Belgelerin İncelenmesi ve Değerlendirilmesi (Kapalı Oturum)

23. Belgelerin incelenmesi ve açıklama talebi

Öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı ilk oturumda KİK011.0/ numaralı standart form ile tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir.

Ancak isteklilerden belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Net olmayan hususlarla ilgili olarak isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamaları istenebilir.

Belirlenen sürede eksik belge veya bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır.

24. Tekliflerin ayrıntılı değerlendirmesi

Belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin yeterlik kriterlerine (4734/10.madde) ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır.

25. Aritmetik inceleme/teklifin re'sen düzeltilmesi

Teklif edilen fiyatları gösteren teklif mektubu eki cetvel kontrol edilerek, dört işlem hatası bulunması halinde, hatalar ihale komisyonu tarafından re'sen düzeltilir. Yapılan bu düzeltme sonucu bulunan teklif isteklinin esas teklifi olarak kabul edilir. Durum hemen istekliye bir yazı ile bildirilir.

İstekli düzeltilmiş teklifi kabul edip etmediğini tebliğ tarihini izleyen 5 gün içinde yazılı olarak bildirir. İsteklinin düzeltilmiş teklifi kabul etmediğini süresinde bildirmesi veya cevap vermemesi halinde, teklifi değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatı gelir kaydedilir.

26. Aşırı düşük teklifler

İhale komisyonu teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

27. Teklif fiyatlarının incelenmesi ve ihale komisyonunun kararı

Yapılan değerlendirme sonucunda ihale, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren isteklinin üzerinde bırakılır.

En avantajlı teklifin seçimi:

a.        Fiyat yönünden en düşük teklif,

b.        Fiyat dışındaki unsurların da dikkate alınarak tespit edilen en avantajlı teklif

Standart Form: KİK021.0/ İhale Komisyonu Kararı

İhale Kararının Onaylanması ve Sonucun Bildirilmesi

28. İsteklinin yasaklı olup olmadığının teyit ettirilmesi

İhale kararları ihale yetkilisince onaylanmadan önce idare, ihale üzerinde kalan isteklinin 58'inci maddeye göre yasaklı olup olmadığını anılan maddeye göre teyit ettirerek buna ilişkin belgeyi ihale kararına eklemek zorundadır.

Ayrıca ihale üzerinde kalan istekliden, dosyasındaki iş deneyim belgesi noter onaylı suret ise, belgenin aslını ibraz etmesi istenir.

29. İhale kararının onaya sunulması

İhale komisyonu gerekçeli kararını belirleyerek, ihale yetkilisinin onayına sunar. Kararlarda isteklilerin adları veya ticaret unvanları, teklif edilen bedeller, ihalenin tarihi ve hangi istekli üzerine hangi gerekçelerle yapıldığı, ihale yapılmamış ise nedenleri belirtilir.

30. İhale kararının onaylanması

İhale yetkilisi, karar tarihini izleyen en geç 5 iş günü içinde ihale kararını onaylar veya gerekçesini açıkça belirtmek suretiyle iptal eder.

31. Kesinleşen ihale kararının bildirilmesi

İhale sonucu, onay tarihini takip eden 3 gün içinde, ihaleye teklif veren bütün isteklilere iadeli taahhütlü mektup ile tebligat adresine postalanmak suretiyle bildirilir. Mektubun postaya verilmesini takip eden 7. gün kararın isteklilere tebliğ tarihi sayılır. İhaleye katılan isteklilerden teklifi değerlendirmeye alınmayan veya uygun görülmeyenlerin tebliğ tarihini izleyen beş gün içinde yazılı talepte bulunmaları halinde, idare talep tarihini izleyen beş gün içinde yazı ile gerekçeleri bildirmek zorundadır.

Standart Form: KİK022.0/ Kesinleşen İhale Kararının Bildirilmesi Formu

32. İptal edilen ihale kararının bildirilmesi

İhale kararlarının ihale yetkilisi tarafından iptal edilmesi durumunda da isteklilere aynı şekilde bildirim yapılır.

Standart Form: KİK023.0/ İptal Edilen İhale Kararının Bildirilmesi Formu

SÖZLEŞMEYE DAVET VE SÖZLEŞMENİN İMZALANMASI

33. İsteklinin sözleşmeye davet edilmesi

İhale üzerinde kalan istekliye, tebliğ tarihini (veya Maliye Bakanlığı'nın vizesi gereken hallerde bu vizenin yapıldığının istekliye bildirilmesini) izleyen 3 gün içinde, kesin teminatı vermek suretiyle 10 gün içinde sözleşmeyi imzalaması hususu, tebliğ edilir. Tebligatın şekline göre tebliğ süresi beklenir.

Standart Form: KİK024.0/ Üzerinde İhale Yapılan İsteklinin Sözleşmeye Davet Edilmesine İlişkin Form

34. Kesin teminatın alınması

Sözleşmenin yapılmasından önce ihale üzerinde kalan istekliden ihale bedeli üzerinden hesaplanmak suretiyle % 6 oranında kesin teminat alınır.

Standart Form: KİK029.1/ Kesin Teminat Mektubu

35. Sözleşmenin imzalanması

•        İhalenin konsorsiyum üzerinde kalması halinde, konsorsiyumdan sözleşme imzalanmadan önce noter tasdikli konsorsiyum sözleşmesini vermesi istenir.

•        Yapılan bütün ihaleler bir sözleşmeye bağlanır. KİK payı kesilir. Sözleşmeler idarece hazırlanır ve ihale yetkilisi ile yüklenici tarafından imzalanır. İhale dokümanında aksi belirtilmedikçe sözleşmelerin notere tescili ve onaylattırılması zorunlu değildir.

•        Yüklenicinin ortak girişim olması halinde, sözleşmeler ortak girişimin bütün ortakları tarafından imzalanır.

36. Geçici teminatın iade edilmesi/gelir kaydedilmesi

Sözleşme imzalandıktan hemen sonra geçici teminatlar iade edilir.

İsteklinin sözleşmeyi imzalamaması halinde ise geçici teminatı gelir kaydedilerek, uygun görülen ikinci istekli sözleşmeye davet edilir. Bunun usulü, birinci isteklinin sözleşmeyi imzalamaya davet edilmesi usulünün aynısıdır.

37. İhale sonucunun ilanı

4734 Sayılı Kanunun 47. Maddesinde belirtilen değerleri aşan ihale sonuçları, sözleşmenin Sayıştay Başkanlığınca tescilinin idareye tebliğ edildiği, bu tescilin gerekli olmadığı durumlarda ise sözleşmenin taraflarca imzalandığı tarihi izleyen en geç 15 gün içinde Kamu İhale Bülteninde yayımlanmak suretiyle ilan edilir.

Standart Form: KİK025.0/ İhale Sonuç İlanı

38. İhale Bilgi Formu'nun Gönderilmesi

Sözleşmenin taraflarca imzalanmasından sonra hazırlanacak "İhale Bilgi Formu" en geç otuz gün içerisinde Kamu İhale Kurumu'nun www.kik.gov.tr adresli internet sayfasından Kuruma gönderilir.